Stap 1: Bepalen van het doel
In een organisatie staat het behalen van doelen (en resultaten) centraal. Zonder duidelijk doel, geen samenwerking. Dit maakt dat stap 1 ‘Bepalen van het doel’ cruciaal is. Pas als het doel helder is weet je wie daar het beste aan kan bijdragen om het doel te behalen en kun je ook de vraag beantwoorden of daar een team voor nodig is. Een team is namelijk niet altijd de oplossing, vaak is een onderlinge samenwerking al voldoende.
Stap 2: Concrete doelen en kaders
De eerste stap in de basisvoorwaarden was om het doel te bepalen. Dit vormt dit de opmaat naar de eerste basisvoorwaarde: concrete doelen en kaders.
Hoe concreet zijn de doelen en kaders? Hoe scherp en duidelijk zijn deze eigenlijk? Verstaat iedereen hetzelfde hieronder? Waar zien we wel hetzelfde met elkaar, maar waar is dat niet zo en kan dat nog scherper? En als we dit weten, leidt dit tot een bijstelling of aanscherping van het doel?
Net zo goed kan het bespreken van de kaders leiden tot aanvullende gesprekken met allerlei betrokken partijen om hier nader de hand op te krijgen: het management, andere teams, afnemers/klanten, leveranciers, etc.
Checkvragen hiervoor zijn:
- Zijn de doelen en opdrachten helder die we moeten behalen?
- Is duidelijk wat hiervoor de kaders zijn?
- Welke kaders zijn nog niet duidelijk, maar hebben we wel nodig?
- Waar zijn we van en waar niet van?
Meer weten over de 2e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 3: Prestatiegerichtheid en resultaten
Na het stellen van concrete doelen en kaders, is het goed om te kijken naar de tweede basisvoorwaarde: prestatiegerichtheid en resultaat. Deze basisvoorwaarde kan een factor zijn die energie, werkplezier en zingeving geeft of het kan juist een frustrerende factor zijn voor teamleden.
Leiden onze inspanningen tot goede en mooie resultaten? Hoe ambitieus zijn we eigenlijk met elkaar? Hoe hoog ligt de lat voor ons? En wederom: hoe zien we dit met elkaar en ligt dit op een lijn? Waar zitten de onderlinge verschillen tussen teamleden? En wat moeten we daarmee?
Checkvragen hiervoor zijn:
- Is er sprake van een gezonde ambitie in ons team?
- Wordt het vakmanschap aangewakkerd?
- Voelen we de uitdaging die gevraagd wordt?
- Is de context helpend hierbij?
Meer weten over de 3e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 4: Context en Middelen
Hoe ziet de omgeving van het team er uit en met welke middelen moeten zij de prestatie gaan leveren? Een belangrijke basisvoorwaarde van een team is in welke context zij zich bevinden en van welke middelen zij gebruik kunnen maken. Soms maakt of breekt deze basisvoorwaarde het team om überhaupt tot een prestatie te komen. Heeft de omgeving een helpend, ondersteunend, faciliterend karakter of moet je als team je maar zien te redden? En zijn de middelen waar je mee werkt passend bij de uitdaging of juist niet?
Checkvragen hiervoor zijn:
- Zijn de context en de middelen helpend bij de uitdaging?
- Beschikken we over de juiste middelen om het resultaat te bereiken?
- Wie levert capaciteit?
Meer weten over de 4e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 5: Kwaliteit
Wat is kwalitatief goed werk? En wat is geen goed werk? Hoe kunnen we de kwaliteit van ons werk bepalen?
Staat het team wel eens stil bij deze vragen? Zo niet, dan bestaat over het kwaliteitsniveau geen gedeeld beeld. Het kan maar zo voorkomen dat de ene collega vakwerk wil leveren, doorgaat tot het gaatje en de andere collega het prima vindt om minimaal werk te leveren.
In een team kan dit een bron van onderlinge frustratie en werkdruk zijn. Kwaliteit is daarom een belangrijke basisvoorwaarde in ieder team.
Checkvragen hiervoor zijn:
- Zijn we het eens over het kwaliteitsniveau in ons team?
- Hebben we dit gekoppeld aan duidelijke doelen, criteria en talenten?
Meer weten over de 5e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 6: Sturing en coördinatie
Een belangrijke basisvoorwaarde van ieder team is hoe het werk georganiseerd en verdeeld wordt. Deze basisvoorwaarde bepaalt vaak de snelheid en wendbaarheid hoe een team inspeelt op nieuwe vragen aan het team. Hoe vindt de coördinatie en sturing plaats? Is dit voor iedereen helder of is dit juist onduidelijk? Veel teams hebben een aangewezen manager, teamleider of coördinator of hebben hier een rol voor bedacht, bijvoorbeeld trekker of werkverdeler. Hoe verloopt dit? Naast werkverdeling is ook de bewaking van de voortgang, kwaliteiten en doelen belangrijk: wie doet dat eigenlijk?
Checkvragen hiervoor zijn:
- Is duidelijk hoe wij het werk organiseren als team?
- Hoe sturen wij op voortgang, kwaliteiten, doelen, etc?
- Wie heeft/hebben coördinerende taken of rollen?
- Zijn deze rollen o.b.v. draagvlak en competenties?
Meer weten over de 6e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 7: Overleg & Communicatie
Binnen een team kan de basisvoorwaarde ‘overleg en communicatie’ het werk maken of breken. Hoe wordt er eigenlijk overlegd? En welke communicatievormen kent het team om elkaar goed te informeren en te bereiken? Voor sommige teams is het cruciaal om van veel dingen op de hoogte te zijn, in andere teams is een periodieke afstemming voldoende. Hoe zit dat voor jouw team?
Checkvragen hiervoor zijn:
- Hoe en wanneer overleggen wij?
- Welke structuur of aanpak volgen wij?
- Is de rol van gespreksleider duidelijk belegd?
- Hoe informeren wij elkaar?
Meer weten over de 7e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 8: Leiderschap
Deze basisvoorwaarde bepaalt of leiderschap in het team goed is geregeld of niet. Leiderschap draait om de inspanningen van collega’s om het team beter en succesvol te maken. Vaak is hier een prominente rol weggelegd voor de leidinggevende of coördinator als formele leider. Maar leiderschap kan breder gezien worden, als hier bijvoorbeeld rollen in verdeeld zijn of dat teamleden informeel een leiderschapsrol pakken. In deze basisvoorwaarde wordt bepaald welke bijdrage een team nodig heeft en of dat past met wat er nu getoond wordt.
Checkvragen hiervoor zijn:
- Welk leiderschap vraagt ons team?
- Matcht dit met de huidige stijl van leidinggeven?
Meer weten over de 9e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 9: Besluitvorming
Hoe worden besluiten genomen in het team? Hoe zelfstandiger het team opereert, hoe meer de basisvoorwaarde besluitvorming gaat opspelen. Voor bepaalde onderwerpen is het belangrijk dat dit een teambesluit is, voor andere onderwerpen is het wellicht voldoende dat enkele teamleden achter een besluit staan. Ook de vorm van besluitvorming kan belangrijk zijn, want zoeken naar consensus kan tijdrovend en soms onnodig zijn. Hoe regelt het team dit en wat werkt goed voor het team?
Checkvragen hiervoor zijn:
- Hoe komen wij tot besluiten als team?
- Welke structuur of aanpak volgen wij?
- Is de rol van gespreksleider duidelijk belegd?
- Hoe informeren wij elkaar?
Meer weten over de 9e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 10: Onderlinge relaties en samenwerking
Uiteraard is in het team ook belangrijk dat de mensen graag met elkaar werken en in verbinding met elkaar staan. Niet per se dat iedereen elkaar aardig hoeft te vinden, maar wel dat de samenwerking een meerwaarde oplevert en mensen elkaar professioneel opzoeken. Zonder wrijving is er geen glans. Is er wel eens gedoe in het team? Wat gebeurt er dan? En kunnen de relaties dan tegen een stootje? Een belangrijke basisvoorwaarde is daarom dat de onderlinge relaties en samenwerking op orde zijn.
Checkvragen hiervoor zijn:
- Levert samenwerking meerwaarde op in het team?
- Werken we graag samen met elkaar?
- Is er ‘gedoe’ / onderstroom?
- Hoe gaan we daarmee om?
Meer weten over de 10e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 11: Geschillen en conflicten
Binnen goed functionerende teams is het heel normaal om verschillen van inzichten en meningsverschillen te hebben en functionele conflicten aan te gaan. Goed presterende teams hebben vaak afspraken en gezamenlijke normen over hoe zij omgaan met het geven van feedback, geschillen en conflicten. Bij teams die minder presteren zie je over het algemeen dat deze afspraken en normen er niet zijn. Ook kan de onderstroom hier sterk opspelen, omdat geschillen en conflicten blijven sudderen omdat deze niet goed opgelost worden. Daarmee wordt ook het groepsproces negatief beïnvloed. Hoe staat jouw team er voor? Het is daarom belangrijk om binnen het team te checken hoe het met de basisvoorwaarde rondom geschillen en conflicten staat.
Checkvragen hiervoor zijn:
- Hebben we duidelijke teamafspraken hoe wij omgaan met ‘gedoe’?
- Is er voldoende veiligheid in ons team om je ergens over uit te spreken? En openlijk feedback te geven?
- Hebben we duidelijke afspraken over feedback?
Meer weten over de 10e stap? Bekijk het in deze video >>
Stap 12: Monitoring
De cirkel wordt voor het team rond als ook de gemaakte afspraken en inzet van het team regelmatig geëvalueerd en eventueel bijgestuurd wordt. Hoe gebeurt dit en wat wordt besproken dan? Vanuit de organisaties gelden vaak planning & control (P&C) momenten, of wordt bij bepaalde werkzaamheden gehamerd op de PDCA cirkel. Tegelijkertijd kan dit als een peilstok voelen die niet regelmatig wordt gebruikt, waarmee wellicht te laat wordt ingegrepen. Hoe is dit voor het team? Is het normaal om je inzet te verantwoorden? En hoe ga je om met teamleden die meer in de luwte opereren, waarvan het niet direct duidelijk is wat zij doen? Monitoring is daarom de laatste, maar zeker niet meest onbelangrijke basisvoorwaarde!
Checkvragen hiervoor zijn:
- Houden we onze afspraken bij als team?
- Is duidelijk wie welke bijdrage levert?
- Is dit transparant/objectief?
- Legt iedereen verantwoording af?
- Is er sprake van zichtbaar freerider-gedrag?
- Hoe volgen we de productie en kwaliteit?
Meer weten over de 10e stap? Bekijk het in deze video >>
