Case Zelforganisatie en overlegstructuur

De vraag

Gemeente Berkelland werkt vanuit de filosofie van zelforganisatie. Eén van de teams binnen deze gemeente had de wens om met meer energie en daadkracht te overleggen. De diverse veranderingen die zij doorvoerden hadden helaas het tegenovergestelde effect. De vraag die wij van het team kregen was:

“Hoe kunnen wij met meer energie en daadkracht overleggen?”

Onze verwondering

Het team leek gevangen in structuur, perfectie en het idee dat des te beter de voorbereiding, verslaglegging en meer spreektijd, des te beter het overleg wordt. Het team kende maar één vorm van overleg en had een sterke wil om als team te opereren terwijl de inhoudelijke werkzaamheden zeer divers zijn. Het team neemt besluiten op basis van consensus. Veel teams in zelforganisatie zijn zoekende hoe zij besluiten moeten gaan nemen en kiezen vaak onbewust voor het principe dat iedereen het er mee eens moet zijn.

Onze aanpak

We zijn begonnen met het vinden van een antwoord op de volgende twee vragen: Wat is het doel van het overleg en waar krijgen mensen echt energie van? Vervolgens kreeg het team het advies om minder tijd te besteden aan overleg in plaats van meer. Het team is gecoacht op gedrag en gespreksvaardigheden, er is gekozen voor een andere overlegstructuur en een ander besluitvormingsproces.

Overlegstructuur:
Het team houdt wekelijks en half uur staand overleg. De drie kernvragen zijn:

• Kan iedereen zijn/haar werk doen de komende week?
• Zijn er verwonderingen of issues die we tijdens het maandelijks overleg uitgebreider moeten bespreken?
• Zo ja, wie maakt een voorstel?

Besluitvormingsproces:
Het team heeft kennis gemaakt met besluitvorming op basis van Consent in plaats van Consensus. Dit houdt in dat bij elk besluit de vraag wordt gesteld wie een onoverkomelijke bezwaar heeft tegen het besluit.  Zijn die er niet, dan is het voorstel aangenomen en kan het team of teamlid verder.

Het resultaat

Het team is gaan experimenteren met de nieuwe vorm van overleggen en besluitvorming. Er werd veel minder tijd besteed aan overlegvormen. Het overleg werd meer resultaatgericht. Door een goede voorbereiding en besluitvorming kon het team tempo maken in het werk en teamontwikkeling.