Zelforganisatie + traditionele organisatie = frustratie

Een voorbeeld uit de praktijk 

Jos is unitmanager bij een grote zorgorganisatie en naast zijn drukke werkzaamheden als leidinggevende heeft hij ook de rol van Trekker Zelforganisatie op zich genomen. Jos heeft eigenlijk geen tijd om dit erbij te doen, maar hij ziet zoveel kansen om de zorg te verbeteren en teams beter met elkaar te laten samenwerken dat hij toch maar ‘ja’ heeft gezegd. Daar komt bij dat hij een groot voorstander is van zelforganisatie; medewerkers kunnen wat hem betreft veel meer zelf dan er nu van hen wordt gevraagd. Gelukkig kan hij donderdagmiddag in de vergadering met het MT en de raad van bestuur mooie voorbeelden noemen van initiatieven die ontstaan zijn vanuit zelforganisatie. Dat zal vast voor enthousiasme zorgen.

‘Goedemiddag allemaal!’ Energiek geeft Jos alle aanwezigen een hand. De directeur verzorgt de aftrap en heet iedereen welkom op deze ‘bijpraatsessie over zelforganisatie’. Jos is best een beetje gespannen voor deze bijeenkomst. Er heerst altijd een raar soort spanning bij het management als de bestuurder aanschuift. Om een goed gesprek te laten ontstaan in deze bijeenkomst heeft Jos een mooie overzichtsplaat laten maken met illustraties. Trots deelt hij de praatplaten uit. Jos vertelt hoe het proces van zelforganisatie in de organisatie van onderaf is vormgegeven. ‘In het begin moesten medewerkers erg wennen aan de ruimte die hun geboden werd, maar gaandeweg het proces komen er steeds meer ideeën en initiatieven op gang.’

‘Waar moet ik dan aan denken?’ vraagt de bestuurder. Jos vertelt over een team dat weken moest wachten op een nieuwe vaatwasser in hun woning voor meervoudig gehandicapten en besloot er zelf een aan te gaan schaffen. En hij vertelt dat medewerkers zelf hun dienstrooster met elkaar afstemmen in plaats van dat via een centraal plansysteem te doen. Dit heeft tot veel meer betrokkenheid geleid. Of het leuke voorbeeld dat cliënten als gezamenlijke activiteit de tuin hebben gedaan bij een woning waar bergen herfstbladeren voor de deur lagen. Normaal komt hier een hoveniersbedrijf voor, maar dit was veel leuker. En het scheelt nog geld ook.

‘Hadden de teamleiders hier eigenlijk niet beter op moeten sturen?’ klinkt het vanuit de zaal. Nog voor Jos kan reageren, gaat de bestuurder verder. ‘Het is toch te gek voor woorden dat medewerkers zich bezig gaan houden met de bedrijfsvoeringsprocessen? Daar hebben we juist teamleiders voor. Voor je het weet, staat iedereen hier straks de tuin te doen.’

Zelforganisatie + traditionele organisatie = frustratie

Dit bedoelen ze dus met de grillen van de bestuurder, dacht Jos. Hij keek zijn directeur vragend aan. Die bleek het ineens heel erg druk te hebben met aantekeningen maken en ontweek zijn blik. ‘Uiteraard moeten er intern verbeterstappen worden gezet, maar ik zie dat als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Niet alleen als iets van het management,’ licht Jos toe. ‘Zeg je daarmee dat het management eigenlijk niet competent is om zelforganisatie te begeleiden?’ vraagt de bestuurder. ‘Ik zie zelforganisatie als een leerproces van iedereen,’ zegt Jos. ‘De ene teamleider is goed in opbouwen en coachen en een andere is juist weer goed in sturen op concrete resultaten en voortgang.’ De bestuurder kijkt geërgerd voor zich uit. ‘Dan lijkt het me goed dat we assessments in gaan zetten om te kijken wie van de teamleiders wel of niet geschikt is voor een rol in deze organisatie,’ stelt hij. Elise, de manager van Jos, legt een hand op Jos’ schouder en kijkt hem begripvol aan. Samen ruimen ze de praatplaten op die nog op de tafels liggen.

Boek De Supportorganisatie

Dit voorbeeld komt uit het boek ‘De Supportorganisatie‘ van Jirtsin Beenhakker. De Supportorganisatie is het antwoord op het falen van de traditionele hiërarchische organisatie en op de stuurloosheid van zelforganisatie. In het boek lees je hoe je met heldere kaders, opdrachten en pragmatische ondersteuning je medewerkers helpt het beste uit zichzelf en hun team te halen. De supportorganisatie biedt houvast aan iedereen die zijn organisatie wendbaarder wil maken.

Jirtsin Beenhakker heeft jarenlange ervaring met het inrichting en begeleiden van organisaties die hebben gekozen voor zelforganisatie of wendbaarheid. Het afgelopen jaar heeft hij samen met zijn collega’s van Plato ruim 40 organisaties mogen helpen met hun vraagstukken rondom zelforganisatie en wendbaarheid. Boeiende en diverse opdrachten, variërend van het verkennen van zelforganisatie en teamontwikkeling tot leiderschapsontwikkeling en het wendbaarder inrichten van organisaties.