Lean is geen bezuiningsmethode

Bepaalde labels of stigma’s zijn lastig van begrippen af te halen. Vandaag proberen wij een einde te maken aan het brandmerk ‘bezuinigen’ dat op de methode Lean gedrukt staat. Zoals je wellicht weet, is Lean een methode om processen ‘slanker’ te maken; een methode om verspillingen uit een werkproces te halen. Maar niet om te bezuinigen!

Een aantal maanden geleden zaten wij bij een Lean-workshop. Daarbij vroeg de workshopleider de deelnemers, voornamelijk gemeenten, naar de motivatie om deze workshop te volgen. De gemeenten waren goed voorbereid, want ze hadden afdelingshoofden en HR managers meegenomen naar deze workshop. En tot onze verbazing was bij een aantal gemeenten de belangrijkste motivatie:
‘binnenkort gaan we weer een nieuwe bezuinigingsronde in en met Lean willen we een aantal bezuinigingen realiseren’.

Lean trajecten worden vaak ingezet bij werkprocessen die niet lekker lopen, te lang duren of die efficiënter moeten. Medewerkers die al jaren het werkproces ‘afdraaien’, zijn vaak blind geworden voor de verspillingen in het proces. Dingen doen we namelijk omdat we dit altijd al zo deden. Bewust of onbewust. Een werkgroep probeert vervolgens stap voor stap naar het werkproces te kijken en ook stap voor stap te bepalen of de stap waarde toevoegt voor de klant. Hier kunnen verrassende dingen worden geconstateerd; processen die langs verschillende schijven gaan, werk dat weer terecht komt waar het hoort te gebeuren of werk dat niet meer gedaan wordt. De resultaten die met name geboekt worden zijn kwaliteitsverbetering, een korter werkproces, een sneller werkproces, mensen die meer plezier in het werk krijgen.

Zelden worden echt harde financiële resultaten geboekt na afloop van een Lean traject, tenzij je een productieorganisatie bent. Zeker bij gemeenten zullen de voornaamste financiële resultaten zijn dat er minder wordt geprint of minder uren voor bepaalde processen worden geschreven (op bijv. kredieten). Toch zullen er niet snel mensen zonder werk zitten en zeker niet bij een overwerkte en onder druk staande afdeling.

Dus:

• wil je efficiënter werken, de kwaliteit van het werk verbeteren en het werk voor de medewerkers leuker maken? Dan is een Lean traject een juiste keuze!
• wil je bezuinigen? Schrap Lean dan maar van je lijstje.

Bij de workshop destijds hebben we de gemeenten al proberen te waarschuwen voor de denkwijze. Hopelijk nog op tijd, want anders was de bezuinigingsronde hopeloos gefaald.

© Expertisecentrum Plato – 2013