De wendbare personeelsanalyse

Door: Gieljan Scholing en Jirtsin Beenhakker

Inzicht in de wendbaarheid (korte en lange termijn) van teams en organisatie op uitvoerend én strategisch niveau

Organisaties proberen in deze onzekere en onvoorspelbare tijd zo goed mogelijk op de toekomst te anticiperen. Dat valt niet mee, want de omstandigheden wijzigen continu. Zowel qua voorschriften als economisch. Maatregelen van het RIVM zorgen ervoor dat we voorlopig zoveel mogelijk thuis moeten blijven werken. Er wordt dus een flink beroep gedaan op de flexibiliteit van mensen en de wendbaarheid van organisaties. Daarnaast ontkomen veel organisaties er niet aan om te gaan bezuinigen of op z’n minst kritisch te kijken naar het personeelsbestand.

Door al deze fluctuaties en onzekerheden wordt wendbaar zijn dus steeds belangrijker, als organisatie én als professional. Het werk is minder ‘vast’ en voorspelbaar dan voorheen en de inhoud ervan verandert continu. Voor HR en management wordt het er daardoor niet gemakkelijker op om realistische voorspellingen te doen over de benodigde capaciteit, expertise en kwaliteit in 2021 en verder.

Strategische personeelsplanning onder druk

Veel organisaties proberen op de huidige veranderingen in te spelen met een strategisch personeelsplan (SPP). Daarmee wordt doorgaans onderzocht of de mensen die in de organisatie werken ook passen bij de (verwachte) uitdagingen die op de organisatie afkomen. In deze analyse wordt een kwantitatieve analyse (leeftijdsverloop, opleidingsniveau, formatie, etc) en kwalitatieve analyse (prestatie van medewerker, ontwikkelbaarheid, etc) uitgevoerd. Deze analyse geeft een voorspelling over de inzetbaarheid van medewerkers in de toekomst op basis van kwantitatieve data en kwalitatieve ervaringen met deze medewerkers uit het verleden. Dit is nuttige informatie om mee te nemen in de ontwikkeling van de organisatie, teams en betrokken medewerkers. Tegelijkertijd komt strategische personeelsplanning onder druk te staan bij vraagstukken die opspelen in het hier en nu. Een strategische personeelsanalyse geeft vaak geen antwoord voor vraagstukken op de korte termijn en hoe je daar wendbaar mee om kunt gaan.

Voorbeelden uit de praktijk waarbij wendbaarheid noodzakelijk is
Opeens kan er een grote vraag ontstaan om meer taakafhankelijke werkzaamheden uit te voeren. In corona-tijd was dat bijvoorbeeld merkbaar bij de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo), waarbij gemeenten veel aanvragen kregen en de bezetting onder druk kwam te staan. Of denk aan de GGD’s die nu worden overspoeld met aanvragen voor coronatesten. Dat was vorig jaar voor niemand te voorspellen. Tegelijkertijd kan opspelen dat er minder opgaves binnen de organisatie zijn om (op korte termijn) aan te werken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uitstel van de Omgevingswet.

Hoe wendbaar zijn medewerkers?

Nu de veranderingen elkaar zo snel opvolgen en we ons continu moeten aanpassen is het traditionele plannen van personeel nauwelijks nog mogelijk. We moeten daarom anders naar onze organisatie en personeel gaan kijken. Niet alleen vanuit prestatie en performance, zoals bij strategische personeelsplanning, maar ook vanuit expertise en flexibiliteit. Dat bepaalt immers hoe wendbaar je bent als organisatie.
Met alle veranderingen die nu spelen is de vraag aan de orde hoe flexibel medewerkers zijn om zich in het hier en nu aan te passen aan het gevraagde werk. In welke mate ben je als betrokken medewerker wendbaar qua expertise en qua persoonlijke flexibiliteit? Beschik je over expertise die breed in te zetten is op verschillende niveaus? En heb je ook de bereidheid en ben je in de gelegenheid om dat te doen? Of ben je te zeer gebonden aan je huidige takenpakket, werktijden en collega’s? Per persoon zal dit verschillen en het is van belang om daar vanuit HR en management zicht op te hebben. Anders kan dit maar zo betekenen dat je op het moment van de vraag meer flexibiliteit nodig hebt dan door medewerkers geleverd kan worden. Daarom is het verstandig daar tijdig over in gesprek te gaan. Maar hoe doe je dat?

De wendbare personeelsanalyse

In De Supportorganisatie, leidinggeven aan vrijheid en verantwoordelijkheid in een wendbare organisatie, het nieuwe boek van Jirtsin Beenhakker dat deze maand uitkomt, wordt het model voor wendbare personeelsanalyse gepresenteerd. Bij dit model worden de gevraagde expertise in het werk en de flexibiliteit van medewerkers tegen elkaar afgezet. Door deze vraag samen met de medewerkers en teams in de organisatie te verkennen ontstaat een goed beeld van de wendbaarheid van de organisatie op zowel uitvoerend als strategisch niveau. Ook ontstaat met dit model een goed beeld van de wendbaarheid per team in het hier en nu en op de langere termijn. De wendbare personeelsanalyse is een cyclisch proces, waardoor je continu in beeld hebt hoe wendbaar een team of organisatie is.

Terug naar het voorbeeld
Laten we het voorbeeld van de toename in aanvragen voor coronatesten bij de GGD (vakspecialistisch werk) nog eens nemen. Voor deze organisatie is het van belang om te weten hoeveel procent van de organisatie over de gevraagde expertise beschikt én voldoende flexibel is om direct aan de vraag te kunnen voldoen. Laten we aannemen dat er 30 fte extra nodig is om aan de vraag naar coronatesten te voldoen. In de teams in de organisatie kan dan snel een wendbare personeelsanalyse gemaakt worden, waarbij gekeken wordt of de gevraagde expertise beschikbaar is en of de flexibiliteit aanwezig is om deze expertise snel in te zetten. Het beeld van deze wendbaarheid van de organisatie bepaalt ook of de organisatie betrokken mensen kan supporten of versterkt moet worden met externe inhuur of met investeringen (opleiding en training) in de expertise van het eigen personeel.

Hoe kun je wendbaarheid in beeld brengen?

Je kunt in vier stappen met een team in gesprek gaan om de balans op te maken qua gevraagde expertise en flexibiliteit:

Koppeling met de praktijk
Als voorbeeld zien we dat voor de GGD het een paar weken geleden de grootste uitdaging was om testlocaties in te richten, zodat mensen snel en dichtbij getest kunnen worden. Onlangs heeft de GGD de noodklok geluid dat veel testlocaties overbelast zijn en testen op raken. Hier wordt duidelijk dat in korte tijd het gevraagde werk anders en meer complex is geworden. Een gedachte kan daarbij zijn of voor deze uitdagingen niet een ander ‘type’ expertise (en daarmee wellicht een ander type medewerker) nodig is dat kan inspelen op deze ontwikkeling.