Business control op een andere wijze?
Door Jacqueline Westerbeek
De wereld van business control staat bol van de cijfers, statistieken, tabellen en procesbeschrijvingen. Voor de financiële expert is dat natuurlijk smullen, maar voor de meeste mensen kan dat als behoorlijk saai worden ervaren. Als je als organisatie dan toch inzicht en overzicht wilt krijgen dan moet dat, in mijn beleving, ook op een andere manier (lees: leuke) manier kunnen. Daarom wil ik jullie graag een inkijkje geven in mijn wereld van business control, één waarin ik graag “omdenk”.
Met de ‘Black Belt’ naar ‘Slimmer Werken’
In 2011 heb ik mijn Black Belt gehaald en ben ik Lean Practitioner geworden oftewel in goed Nederlands ‘lean begeleider c.q. beoefenaar’. Het is niet zo, dat ik à la Judo met een zwarte band om de ring in ga of de groep in. Voor jullie informatie: met Judo ben ik niet verder gekomen dan de oranje en de gele band, dus daar lag mijn toekomst niet. Ik hou er niet van om met mensen in gevecht te gaan, ik help ze liever in hun eigen ontwikkeling of de ontwikkeling van hun organisatie of bedrijf. Het lean principe is, in mijn ogen, een vredelievende methode, die veel meer bij mij past.
Simpel gezegd betekent “Black Belt” een gradatie van hoeveel modules je hebt gevolgd tijdens de opleiding aan de Liker Lean Academy. Bij de zwarte band heb je alle modules mogen volgen, bij de andere kleuren heb je minder modules gevolgd.
Zo simpel kan het zijn en dat is ook precies waar Lean werken voor staat: slimmer werken. Dat kan zijn om in een groepje je eigen werkproces aan te pakken en je proces te optimaliseren door middel van je te richten op het verkorten van de doorlooptijd, je te richten op hoge kwaliteit, lage kosten en het leveren van de maximale toegevoegde waarde.
Maar Lean is niet alleen het verbeteren van je werkprocessen het is een manier van denken en het laat je anders naar ‘problemen’ kijken en het oplossen ervan doe je altijd samen.
Tijdens onze opleiding werd dit in onderstaande tabel kort weergegeven. De uitgangspunten van de bedrijfscultuur bij de Toyota manier (bij Toyota is het Lean management ooit begonnen) worden tegenover de Westerse manier gezet. Bij de Toyota manier, daar komt het ‘SAMEN slimmer werken’ prachtig naar voren. En… daar word ik gewoon blij van!
Omdenken met behulp van Visueel Communiceren
Bij het Lean werken wordt er veel gebruik gemaakt van visueel communiceren, denk je out-of-the-box (omdenken) en experimenteren we om continu te blijven verbeteren. En dat is nu juist wat ik bedoel met ‘op een andere manier’. Om informatie boven water te halen maak ik gebruik van verschillende werkvormen, die passen bij de situatie. Met behulp van een flipover en een flinke stapel post-its leid ik het gesprek en dat wat eruit komt verwoord ik in een visueel verslag. Dat hoeft trouwens echt niet altijd heel esthetisch verantwoord te zijn, maar kan er ook uitzien zoals bijvoorbeeld onderstaande eerste aftrap van een bijeenkomst bij de Stadkamer in Zwolle. Het doel is om inzicht en overzicht te creëren.
Als je iets visueel maakt, dan blijft het beter hangen. Dit ligt namelijk aan de manier waarop onze brein werkt en informatie opslaat. Dat is ook de reden waarom ik zelf graag gebruik maak van visuele overzichten. Dat betekent niet dat je het persé moet tekenen, maar dat kan ook digitaal.
Om mijn tekentalenten aan te boren heb ik zeer recent samen met mijn collega’s een cursus visueel communiceren gevolgd. Het is een manier om conceptueel denken vorm te geven. Je kunt het gebruiken om een praatplaat te maken of om gewoon de wereld visueel een beetje mooier maken. En het levert een leuke manier op om business control zaken nog wat aantrekkelijker te maken!
Expertisecentrum Plato
Het interessante aan het werken bij Expertisecentrum Plato is dat ontwikkeling hier centraal staat. Niet alleen in de eigen dienstverlening maar ook in de kennis en ontwikkeling van de medewerkers: het verschil zit ECHT in de mensen!
Als expertiseconsultant Kwaliteitszorg & Bedrijfsvoering bij Expertisecentrum Plato ben ik beschikbaar om organisaties te helpen om inzicht en overzicht te krijgen. Mijn specialismen zijn kwaliteitszorg, LEAN management, planning & control (op een andere wijze!) en organisatie brede bedrijfsvoering. Benieuwd of ik ook voor jouw organisatie van betekenis kan zijn? Laten we dan eens kennismaken! Ik zal mijn zwarte band meenemen
Jacqueline Westerbeek