Belang goede communicatie en afstemming binnen een team (blog deel 4)

Wij zien de transformatie in het sociaal-maatschappelijk domein als de ontwikkeling van een boom. In de eerste blog heb ik het gehad over de transformatie binnen het sociaal domein en beschreef ik hoe we dit proces vergelijken met de groei van een boom. Max beschreef vervolgens in de daaropvolgende blog meer over het 80-20 principe. Hierin wordt benadrukt dat het bovenal van belang is om vanuit de kern te werken. In de vorige blog van mijn collega Gieljan heb je meer kunnen lezen over het thema onderstroom en welke invloed de aanwezigheid hiervan kan hebben op teams in organisaties. In zijn blog werd duidelijk dat een grote mate van onderstroom impact kan hebben op de effectiviteit van een team, vooral wanneer het gedrag structureel wordt, daardoor veiligheid van teamleden in het geding komt en resultaten vervolgens niet meer behaald worden.

Blog ook te beluisteren via de podcast:

Communicatie

In het vierde deel van deze blogserie bekijken we het belang van een goede communicatie en afstemming binnen een team. Voor moeizame en gebrekkige communicatie binnen teams geldt namelijk precies hetzelfde als bij de aanwezigheid van onderstroom: een team of afdeling zal minder effectief werken wanneer teamleden elkaar niet goed begrijpen, niet met elkaar afstemmen en/of niet goed met elkaar praten.

Ook in het sociaal domein zijn bovenstaande elementen van belang: in het sociaal domein vragen inwoners de gemeenten en overheden om hulp bij het regelen van praktische, maar ook ingewikkelde hulp en ondersteuning. Om mensen in (acute) kwetsbare situaties goed van dienst te kunnen zijn, zal een team helder en concreet met elkaar moeten communiceren. Wie doet wat in welke casus? Maar ook het geven van feedback en het durven stellen van vragen is van belang. Denk bijvoorbeeld aan een melding van het vermoeden van kindermishandeling. Een situatie waarbij er acuut met elkaar moet worden afgestemd. Wanneer dit niet goed en helder gebeurd, kan dit grote gevolgen hebben voor het kind.

Stevige takken zorgen voor stabiliteit

In de metafoor van de boom vergelijken we communicatie met een grote, bloeiende tak onder aan de boom. Een boom heeft een basis nodig in stevige onderste takken, om uiteindelijk stabiel, sterk en groot genoeg te worden zodat ook de bovenste takken goed tot bloei kunnen komen. Een slecht ontwikkelde boom zonder stevige onderste takken, zorgt voor weinig stabiliteit voor de rest van de boom. In organisaties werkt dit net zo: een team ontwikkelt niet tot nauwelijks wanneer teamleden niet helder communiceren, waardoor stabiliteit wankel is en groei en ontwikkeling van het team oppervlakkig blijft.

Vier belangrijke pijlers

Op het gebied van communicatie zijn er wat ons betreft vier pijlers om in de gaten te houden. Ten eerste is dit in welke mate er gecommuniceerd wordt. Wat is de frequentie van afstemming tussen collega’s? Veelal hebben collega’s werkoverleg op vaste momenten, maar wat als er hier tussenin iets besproken moet worden en er geen tijd voor afstemming is? Of wat als het werkoverleg niet door kan gaan? Wat gebeurt er dan met openstaande acties? Dit gaat ten koste van energie, kansen en bovenal van de cliënten met een hulpvraag.

Een praktische handreiking die wij bieden om dit soort gevallen te filteren is het prioriteren van ingekomen items, maar ook hoe het team dit vervolgens oppakt. Vanuit timemanagement is er een mooi voorbeeld om dergelijke problemen aan te gaan. Hierbij is het van belang om als team stil te staan bij een tweetal vragen: ‘Is het ingekomen item belangrijk?’ en ‘Is het ingekomen item urgent?’ Vervolgens brengt het team de volgende sortering aan:

Het breed inzetten van communicatie is daarnaast een belangrijk punt. Hierbij gaat het om het inlichten van alle collega’s en niet alleen je directe collega’s. Je deelt proactief kennis en informatie, zodat besluiten en afwegingen meer zorgvuldig worden gedaan. Daarnaast ontstaat er meer verbinding en krijg je zicht op waar je collega’s zich mee bezig houden, waardoor er geen dubbel uitgevoerde taken ontstaan. Kortom, het faciliteert het delen van kennis, kruisbestuiving tussen collega’s wordt beter mogelijk gemaakt, wat resulteert in een effectievere manier van werken.

Effectieve communicatie is tevens een invloedrijk element als het om het bevorderen van communicatie binnen een team gaat. Communicatie en afstemmen met je directe collega’s is namelijk van belang voor het efficiënt behalen van resultaten en doelen. Alleen ieder teamlid heeft zijn eigen persoonlijkheid en heeft daardoor ook een andere manier van communiceren, zowel non-verbaal als verbaal. Hierdoor kun je elkaar niet goed begrijpen, waardoor er ruis op de loer ligt en het behalen van doelen minder goed lukt. Een voorbeeld:

Maandagochtend 9 uur, Hans loopt het kantoor van collega Marit binnen. “Marit, heb je mijn mail toevallig al gelezen? Wat doen we er mee?”
Marit kijkt zichtbaar geïrriteerd “Jij ook goedemorgen Hans, hoe was je weekend? Zodra ik tijd heb, ga ik even kijken”.

Doordat de communicatiestijlen verschillen tussen direct en sociaal, zijn verwachtingen niet helder en ontstaan er irritaties tussen teamleden. De kans dat Marit direct naar de mail had gekeken, was groter geweest wanneer Hans wist dat Marit het fijn vindt om even kort een sociaal praatje te maken. Hans toont volgens de DISCOVER-gedragsanalyse ‘Rood’ gedrag en Marit heeft een meer ‘Gele’ gedragsstijl. Het is goed om meer inzicht te krijgen in jouw communicatiestijl en hoe dit in verhouding staat met de stijlen van collega’s. Dit laatste is volgens ons van belang om als team goed te kunnen functioneren.

Tot slot is het blijven geven van feedback binnen je team essentieel om te checken of de communicatie en samenwerking met elkaar goed verloopt. Begrijpen we elkaar nog goed? Is er sprake van onderstroom en spelen er zaken die besproken moeten worden? Een belangrijke opmerking hierbij is dat een afwachtende houding hierbij niet constructief werkt: ga actief op zoek naar feedback! Feedback is een kans om te leren. Ook blijven zaken hetzelfde als er geen goede feedback wordt gegeven. Je laat feitelijk een situatie toe als je niets zegt of doet.

Conclusie

Samenvattend kan gesteld worden dat communicatie binnen een team belangrijk is om goed en prettig met elkaar samen te werken, waardoor de effectiviteit van een team ook vergroot wordt. De pijlers die wij van belang om dit te bewerkstelligen zijn de mate van communicatie, hoe breed deze ingezet wordt en hoe effectief deze is. Tot slot is het blijven geven van constructieve feedback aan elkaar essentieel om scherp te blijven op individueel gedrag en ontwikkeling, wat weer invloed heeft op het functioneren van het team.